Deelnemersbeheer
Centrale registratie van intake, voortgang, aanwezigheid en uitstroom.
Sector: Sociaal domein & welzijn
Minder administratie. Meer tijd voor de mensen die het nodig hebben.
Voor welzijnsorganisaties, jongerenwerk, re-integratietrajecten en programma-uitvoerders die grip willen op deelnemersbeheer, voortgang en rapportage, zonder dat de begeleiders eronder lijden.
Werkvloer eerst
Wij beginnen bij de begeleiders en coördinatoren.
Niet bij de software, niet bij de subsidievoorwaarden. We luisteren eerst naar de mensen die het werk doen, en wat hen tegenhoudt om hun aandacht bij de deelnemer te houden.
Herkenbare situaties
Voelt dit als uw organisatie?
- 01 Deelnemersregistraties verspreid over Excel, mail en losse formulieren
- 02 Begeleiders die niet weten wat een collega al heeft gedaan met een deelnemer
- 03 Rapportages voor de gemeente die uren handmatig werk kosten
- 04 Certificaten en voortgang die niet centraal worden bijgehouden
- 05 Intake-informatie die niet meeloopt met de deelnemer door het traject
- 06 Verantwoording aan subsidieverstrekkers die niet aansluit op hoe het werk gedaan wordt
Wat dit kost
- → Uren per week aan administratie die ten koste gaan van begeleiding
- → Informatieverlies bij overdracht tussen begeleiders of programma's
- → Rapportages die niet kloppen omdat de data niet actueel is
- → Risico op subsidieverlies door onvolledige verantwoording
Modules voor sociaal domein
Wat wij concreet bouwen
Programma- en trajectbeheer
Overzicht van welke deelnemer in welk traject zit en wat de volgende stap is.
Certificatenregistratie
Automatisch bijhouden welke certificaten behaald zijn en wanneer.
Rapportagemodules
Rapportages voor gemeente, subsidieverstrekker of intern management, zonder handmatig werk.
Begeleidersdashboard
Eén plek voor de informatie per deelnemer, toegankelijk voor de begeleiders die daar werkelijk bij betrokken zijn.
Aanwezigheidsregistratie
Digitaal bijhouden per sessie, training of activiteit.
Signalering
Automatische melding als een deelnemer langdurig afwezig is of een mijlpaal nadert.
In de praktijk
Vaak begint het bij wat al op papier staat.
Lijstjes, klembord, aanwezigheidsformulieren, post-it's op de ploegoverdracht. Daar zit het kennissysteem van de organisatie. Onze taak: dat overbrengen naar iets dat schaalt, zonder dat het uw mensen extra werk geeft.
Resultaat
Wat het oplevert
Begeleiders houden meer tijd over voor het echte werk
Volledig en actueel overzicht per deelnemer, voor het hele team
Rapportages die zichzelf genereren op basis van dagelijkse registraties
Minder risico op fouten bij subsidieverantwoording
Continuïteit bij overdracht, ook als een begeleider vertrekt
Voor wie
Welzijnsorganisaties en programma-uitvoerders
Welzijnsorganisaties, jongerenwerk, re-integratietrajecten, buurtteams en programma-uitvoerders, overal waar begeleiders werken met deelnemers en verantwoording afgelegd moet worden aan een opdrachtgever of subsidieverstrekker.
Privacy & gegevensbescherming
Werken met kwetsbare gegevens vraagt om expliciete zorgvuldigheid.
In het sociaal domein werkt u met privacygevoelige informatie over kwetsbare mensen. Dat vereist een andere zorgvuldigheid dan logistieke of productiedata. We bespreken privacy- en beveiligingseisen expliciet in de ontwerpfase, niet als bijlage achteraf.
Privacy by design
We bouwen toegangsrechten en databescherming in vanaf het begin, niet achteraf.
Rolgebaseerde toegang
Elke gebruiker ziet alleen wat hij of zij nodig heeft.
GDPR-compliant
Verwerking conform de AVG, inclusief verwerkersovereenkomst.
Data bij u
Deelnemersdata blijft eigendom van uw organisatie, niet van Nohou.
Geen onnodige opslag
We bewaren alleen wat functioneel nodig is voor het systeem.
Exporteerbaar
U kunt altijd bij uw eigen data, ongeacht de samenwerking met Nohou.
Klantverhalen
Cases voor het sociaal domein volgen binnenkort.
We werken aan zorgvuldige klantverhalen uit het sociaal domein, samen met onze opdrachtgevers. Deze publiceren we hier zodra ze klaar zijn en de betrokken organisaties akkoord hebben gegeven.
Veelgestelde vragen
Wij rapporteren aan de gemeente. Kan Nohou daarmee rekening houden?
Ja. We bouwen rapportageformats die aansluiten op de eisen van uw opdrachtgever, gemeente, ministerie of subsidieverstrekker.
Kunnen begeleiders de software ook op hun telefoon gebruiken?
Dat is standaard onderdeel van het ontwerp. Aanwezigheid registreren en deelnemersinformatie raadplegen moet ook buiten kantoor werken.
Hoe gaan jullie om met privacygevoelige informatie over deelnemers?
Privacy by design: rolgebaseerde toegang, GDPR-compliant, data niet deelbaar zonder expliciete toestemming. We bouwen dit altijd in overleg met uw organisatie.
Zijn we straks afhankelijk van Nohou?
Nee. We bouwen modulair, documenteren processen en zorgen dat alles overdraagbaar is.